KR-VoltPlan

Datenschutzerklärung

Entwurf — gelb markierte Stellen sind noch auszufüllen. Vor der Veröffentlichung anwaltlich prüfen lassen.

1. Verantwortlicher

[Name des Unternehmens und Rechtsform]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]
Vertreten durch: [vertretungsberechtigte Personen]

Datenschutzbeauftragter

[Kontakt des Datenschutzbeauftragten — oder: „Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da keine gesetzliche Pflicht besteht.“ (Pflicht u. a. ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten)]

2. Überblick

KR-VoltPlan ist eine Web-Anwendung zur Planung von Elektroinstallationen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für die Bereitstellung der Anwendung, die Vertragserfüllung, die Sicherheit des Dienstes oder aufgrund gesetzlicher Pflichten nötig ist. Wir setzen keine Cookies, keine Analyse- oder Werbedienste und kein Tracking ein. Programmcode und Bilder der Oberfläche kommen von unserem eigenen Webserver, nicht von Dritten; wir binden keine fremden Schriftarten ein.

3. Aufruf der Website (Server-Protokolle)

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das dient der Auslieferung und der Sicherheit (Abwehr von Angriffen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Angebot).

Hosting-Anbieter: [Name und Anschrift des Hosting-Anbieters der Website (z. B. All-Inkl-Webspace oder Vercel) — mit AV-Vertrag]. Speicherdauer der Protokolle: [laut Anbieter, z. B. 7 Tage].

4. Benutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung ist ein Konto nötig. Wir verarbeiten dabei: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert, für niemanden einsehbar), Vor- und Nachname, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung den dazugehörigen Schlüssel der Authenticator-App sowie Sitzungsdaten. Nach der ersten Anmeldung fragen wir die Kundenart ab; bei Unternehmen zusätzlich Firmenname, optional die USt-IdNr. und die Bestätigung, als Unternehmer zu handeln (mit Zeitpunkt).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Bei Änderungen am Konto (z. B. Passwort geändert, Passwort durch den Inhaber neu gesetzt) senden wir eine Benachrichtigung an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

5. Projekte und Planungsdaten

Gespeichert werden die Projekte mit Stammdaten (z. B. Bezeichnung, Kunde, Adresse, Logo), Etagen, Grundrissen (als Bild), Räumen, Betriebsmitteln, Leitungen, Verteilern und den Ergebnissen der Planprüfung. Wer ein Projekt gerade bearbeitet, wird den anderen Mitgliedern des Teams mit Namen angezeigt (Bearbeitungssperre).

Enthalten diese Daten personenbezogene Daten Dritter (z. B. Name und Anschrift Ihrer Kunden), verarbeiten wir sie in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). [Hinweis auf den Auftragsverarbeitungsvertrag für Geschäftskunden, z. B. „Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bzw. unter … bereit.“]

PDF-Grundrisse werden nur in Ihrem Browser in ein Bild umgewandelt; an uns übertragen wird nur das Bild. Projektdateien zum Sichern (.krvp) werden verschlüsselt erzeugt und nur an Sie ausgeliefert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Team, Einladungen und Mitarbeiterkonten

Inhaber eines Kontos können Mitarbeiter einladen oder anlegen. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, Rolle, Status der Einladung und einen Einladungscode (nur als Hash gespeichert, 7 Tage gültig). Inhaber und Supervisor sehen von den Mitgliedern Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Status und letzte Anmeldung. Rollenänderungen und das Entfernen von Mitgliedern werden protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Kunden; für die eingeladene Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse des Kunden, sein Team einzubinden).

7. Planprüfung und Export

Die Prüfung läuft auf unseren Servern mit den gespeicherten Plandaten. PDF-Exporte erzeugt ein eigener Export-Server [Standort, z. B. „in Deutschland, betrieben von uns selbst“ bzw. später „bei … (Rechenzentrum in Deutschland)“]. Er erhält nur die Daten des jeweiligen Projekts, speichert nichts dauerhaft und gibt die fertige Datei direkt zurück. Jeder Export wird mit Zeitpunkt, Projekt, Art, Plan und auslösendem Nutzer protokolliert (Abrechnung des Export-Kontingents).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. E-Mails

Wir versenden E-Mails zur Bestätigung der Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, für Einladungen, Hinweise zu Planwechseln und Löschfristen sowie zu Änderungen am Konto. Der Versand läuft über unser Postfach bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich [Anschrift laut AV-Vertrag], Server in Deutschland. Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Bezahlung

[Erst mit Einführung der Bezahlung ergänzen: Zahlungsabwicklung über Stripe Payments Europe, Ltd., Irland (Checkout und Kundenportal). Zahlungsdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir erhalten nur Kundennummer, Abo-Status, Laufzeit und Rechnungsangaben. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Aufbewahrungspflichten). Datenschutzhinweise von Stripe verlinken. Bis dahin diesen Abschnitt entfernen.]

10. Sicherheit und Missbrauchsschutz

  • Begrenzung von Anfragen: Je Nutzerkonto und Funktion zählen wir Anfragen in einem kurzen Zeitfenster, um Missbrauch und Überlastung zu verhindern. Die Einträge werden nach einem Tag gelöscht.
  • Einmalige Testphase: Damit Testphase und kostenloses Export-Kontingent nach einer Kontolöschung nicht erneut genutzt werden können, speichern wir beim Löschen eines Kontos einen nicht umkehrbaren, mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert (HMAC) der E-Mail-Adresse, ob die Testphase genutzt wurde, und das verbleibende kostenlose Export-Kontingent. Die E-Mail-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Speicherdauer: [festlegen, z. B. 3 Jahre].
  • Protokolle: Rollenänderungen im Team und Aktionen des Betreibers in der Verwaltung (z. B. Freischaltungen, neu gesetzte Passwörter — ohne das Passwort selbst) werden mit Zeitpunkt und Grund protokolliert. Wird ein Konto gelöscht, entfernen wir den Bezug zur Person aus diesen Protokollen. Speicherdauer: [festlegen].
  • Technische Protokolle des Dienstleisters: Unser Datenbank- und Anmeldedienst protokolliert Zugriffe einschließlich IP-Adresse für [Dauer laut Tarif von Supabase].

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Missbrauchsschutz).

11. Speicher im Browser

Wir setzen keine Cookies. Im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) liegen nur:

  • die Anmeldesitzung (Zugangs-Token), damit Sie angemeldet bleiben — löschbar durch Abmelden;
  • Einstellungen der Oberfläche (z. B. Ansicht, Schriftgröße, Farbschema, aufgeklappte Kategorien, Favoriten).

Plandaten, Kataloge oder Projekte werden nicht im Browser gespeichert. Die Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

  • Supabase (Anmeldung, Datenbank, Dateispeicher, Server-Funktionen): Supabase, Inc. [Anschrift laut DPA]. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU). Da Supabase ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist, ist ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen; Grundlage: [Standardvertragsklauseln und/oder EU-US Data Privacy Framework — laut DPA prüfen].
  • ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (E-Mail-Versand), Deutschland.
  • Hosting der Website: [Anbieter].
  • Export-Server: [eigener Betrieb bzw. Anbieter des gemieteten Servers].
  • [Ab Einführung der Bezahlung: Stripe Payments Europe, Ltd., Irland]

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen bzw. werden Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

13. Speicherdauer

  • Konto, Team und Projekte: bis zur Löschung des Kontos. Beim Löschen werden Konto, Projekte, Dateien und eigene Typen sofort gelöscht.
  • Projekte, die nach einem Wechsel auf einen kleineren Plan schreibgeschützt sind: Löschung drei Monate nach dem Wechsel, sofern sie bis dahin nicht wieder im Limit liegen. Wir erinnern 14 Tage und einen Tag vorher.
  • Einladungen: 7 Tage gültig; danach [Löschfrist festlegen].
  • Export-Protokoll und versendete Benachrichtigungen: [Löschfrist festlegen].
  • Rechnungs- und Buchungsdaten (ab Einführung der Bezahlung): nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre).
  • Prüfwert für die Testphase und Protokolle: siehe Abschnitt 10.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Viele Angaben können Sie unter „Mein Konto“ selbst ändern; dort können Sie Ihr Konto auch löschen. Projekte lassen sich als Projektdatei herunterladen.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für unseren Sitz zuständigen: [Name und Anschrift der Landesdatenschutzbehörde].

15. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Ohne E-Mail-Adresse und Passwort ist kein Konto und damit keine Nutzung möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die Planprüfung bewertet nur technische Planungsdaten, keine Personen.

Stand: [Datum]